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Office Manager Fr-En (H/F)

Published on 2020-06-25

Referencexbi8bb8wcd

LocationLuxembourg

Business areasAdministrative Services

Type of ContractCDD (6 mois)

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Company description

Sofitex Talent Recruitment
Fort d'une expérience de plus de 30 ans dans les Ressources Humaines, Sofitex est un réseau international de Travail Temporaire et de Placement en CDI. Sofitex fonde sa dynamique et son succès sur le professionnalisme de ses équipes, sa forte réactivité et sa proximité.

Job description

Pour un de nos clients, un centre d'affaires située à Luxembourg ville, SOFITEX TALENT recherche pour un CDD de 5 mois avec possibilité de CDI un(e)


COORDINATEUR(TRICE) CENTRE D'AFFAIRES - OFFICE MANAGER FR/EN (M/F)


Vous reporterez à la Gérante de la société, les missions suivantes qui vous seront confiées :


- Le suivi et développement du portefeuille de clients existants ;


- La qualité des prestations afin d’assurer la satisfaction de notre clientèle et sa fidélisation ;


- Le management d’une personne,


- La gestion administrative : préparation et suivi des contrats clients, des dossiers juridiques KYC, des factures et prestations fournisseurs, etc.


Principales missions:


  • Assurer la commercialisation, développer, suivre et optimiser le taux d’occupation du centre d’affaires ;

  • Développer le portefeuille de clients existants

  • Organiser les visites avec les prospects, négocier et rédiger les contrats ;

  • Proposer et mettre en œuvre la stratégie de communication et les supports de communication ;

  • Développer le chiffre d’affaires par la vente de prestations complémentaires ;

  • Contrôler la qualité de service délivrés à nos clients et visiteurs ;

  • Faire respecter l’ensemble des procédures et des standards opérationnels ainsi que les règles d’hygiène et de sécurité du centre ;

  • Gestion courante du centre d’affaires et de ses clients par la mise en place d’actions correctives contribuant à l’amélioration continue de nos services ;

  • Gérer les dossiers KYC et veiller à leur mise à jour ;

  • Gérer la facturation mensuelle des clients et suivre les paiements ;

  • Gérer et accompagner les collaborateurs de l’équipe. Organiser, distribuer, suivre et contrôler le travail par une présence physique et un dialogue permanent ;

  • Gérer les relations avec les fournisseurs ;

  • Assurer le suivi financier du centre et établir des rapports mensuels. ;

  • Organiser des évènements ponctuels internes ou pour des clients (cocktails, petits déjeuners…).

Required profile

Votre profil:


- Une formation supérieure en école de commerce ou dans le secteur de l’hôtellerie (minimum BTS, licence…) est exigée ;


- Vous avez une maîtrise de la langue française et anglaise tant à l’écrit qu’à l’oral ;


- Vous avez idéalement une expérience professionnelle en tant que responsable en centre d’affaires ou une expérience d’au moins 5 ans dans une fonction similaire dans le


- Vous avez une excellente présentation et le sens de l'accueil et du service ;


- Vous aimez le contact avec la clientèle ;


- Vous maîtrisez parfaitement les outils informatiques (outlook, word, excel, power point) ;


- Vous êtes rigoureux, organisé et serviable ;


- Vous êtes responsable et autonome ;


-  Vous avez d'excellentes capacités de communication, d'organisation et d'initiative.


Il s'agit d'une opportunité pour un démarrage immédiat et un contrat de minimum 6 mois, avec possibilité de CDI

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